Konference i Bruxelles

En dansk medicinalvirksomhed med kontorer i mange lande ønskede at samle 200 medarbejdere til fire dages konference inkl. afsluttende awardshow i Bruxelles. ALIVE stod for fly, hotel, restauranter og uddelingen af 16 priser i løbet af en treretters middag.

”Destinationen har vi. I sørger for resten”

Når det kommer til konferencerejser, så er destinationen ofte givet på forhånd. I dette tilfælde havde en dansk medicinalvirksomhed besluttet at samle 200 medarbejdere til en fire-dages konference i Bruxelles. Byen var valgt ud fra et bekvemmelighedsprincip, da den er nem at nå fra mange forskellige destinationer i Europa, ligesom den pga. af de mange EU-institutioner og expats har stor værelseskapacitet tæt på centrum, en varieret restaurantscene og masser af muligheder for leisureaktiviteter mellem møderne.

ALIVEs opgave bestod derfor i at sørge for flytransport til de mange deltagere, booke et stort konferencehotel med både plenarsal og breakout rooms til arbejde i mindre grupper og finde en sal med scene og kapacitet til 200 gæster til den afsluttende gallamiddag, der også skulle indeholde en prisuddeling.

priser til stort awardshow
0
deltagere
0
konferencedage
0
balsal
1

Én eller flere restauranter?

Når 200 deltagere skal spise middag i en storby, så står man som arrangør med et klassisk valg; skal man prioritere, at alle spiser samlet og dermed gå på kompromis med intimiteten? Eller skal man dele gruppen op i minder enheder, så man kan tilbyde gæsterne nogle mere intime rammer, og dermed udelukke at alle kan snakke med alle hver eneste aften? 

I dette tilfælde blev vi i samarbejde med kunden enige om at gå med den sidste model, så de mange konferencedeltagere kunne opleve Bruxelles’ store udvalgt af spændende, små restauranter. Logistikken bag denne model er naturligvis mere krævende, men vi formåede at lave en ”turnusordning”, så vi satte os på et antal borde på en række specifikke restauranter, som deltagerne så i små hold vekslede i mellem på de tre aftener. 

Modellen havde ydermere den fordel, at virksomheden kunne dele deltagerne op i hold på tværs af landekontorer, så medarbejdere fra forskellige teams fik mulighed for at blive rystet sammen og spare med hinanden over middagen. 

KUNDENS UDBYTTE:
  • Gode muligheder for networking på tværs af teams og kontorer på byens restauranter
  • Et god konferencehub med gode flyforbindelser  
  • En veleksekveret gallamiddag med inkluderet awardshow
  • Et centralt konferencehotel med gode mødefaciliteter

Flere kompetencer i spil

Efter tre dage med møder og workshops på hotellet om dagen og middage på Bruxelles’ restauranter om aftenen, skulle hele konferencen rundes af med en fælles gallamiddag inklusive awardshow. En opgave, som for mange bureauer ville kræve hjælp til afvikling fra en ekstern samarbejdspartner, men som for os ikke krævede andet end sparring internt på kontoret på Folke Bernadottes Allé. 

I ALIVE høster vi nemlig i disse år frugterne af at være et kombineret erhvervsrejse- og eventbureau, der både sender virksomheder ud i den store verden og afholder deres sommerfest. Eller awardshow. I dette tilfælde trak vi på vores mangeårige erfaring med at arrangere Elle Style Awards, da den danske medicinalvirksomhed ønskede at afholde et internt awardshow sideløbende med middagen. Vi bookede en venue centralt i Bruxelles, der med sine hvælvede lofter, draperede gardiner og imposante lysekroner mindede mere om en balsal eller et teater fra 1800-tallet end det spisested med tilhørende scene, som det var. Her gik bordservering, uddeling af intet mindre end 16 priser, takketaler og generel hygge op i en højere enhed i løbet af de tre timer, arrangementet var sat til at vare. En opgave, vi som bureau kun kunne løfte, fordi vi trak på alle kompetencer internt i virksomheden. 

Drømmer I om at skabe et uforglemmeligt øjeblik?

Så kontakt ALIVE og tag en snak med os om, hvordan vi indfrier lige præcis jeres ønsker og behov.

Jonas Oddermose
CEO

Telefon: +45 33 18 84 50
jonas@alive.dk