Firmarejser
Skal jeres medarbejdere rystes sammen i inspirerende omgivelser? Ønsker I at kombinere det faglige indhold med store oplevelser? Eller vil I give nye medarbejdere eller teams den bedste start på deres kommende arbejdsliv? Så er firmarejser – eller forretningsrejser, som vi også ynder at kalde dem – en oplagt mulighed.
Hvad får I ud af en firmarejse?
Firmarejser kommer i lige så mange farver og former som de virksomheder, der investerer i dem. For en firmarejse er en investering. Den skaber sammenhold og stærkere relationer på tværs af teams, afdelinger og kollegaer. Den er et værdifuldt aktiv, når nye medarbejdere skal rekrutteres, og de dygtige skal fastholdes. Og så fungerer den som et talerør for virksomheden, når en retning skal udstikkes, en historie og et værdisæt skal kommunikeres til omverden og medarbejderen skal klædes på til fremtiden.
Forretningsrejser kan være en katalysator for virksomhedens vækst på den korte bane og en indtægt frem for en udgift på den lange. Hvis de altså planlægges og eksekveres rigtigt.
Vi er eksperter i oplevelser på alverdens rejsemål
I ALIVE har vi arrangeret firmarejser og sendt store og små virksomheder om på den anden side af jorden – og lige rundt om hjørnet – i mere end 35 år.
Vi har opbygget et stort netværk af samarbejdspartnere over hele kloden, der hjælper os, når vi skal have selv de mest komplekse forretningsrejser til at forløbe problemfrit. Og på kontoret på Østerbro sidder en række eksperter, der er vant til at planlægge forretningsrejser ned til mindste detalje, så hoteller, forplejning, fly, fagligt program samt udgifter og indtægter spiller sammen. På den måde sørger vi for, at tiden er bedst muligt udnyttet, når vi sender mindre grupper eller en hel virksomhed ud på rejser over hele verden.
Vi har mere end 35 års erfaring i at arrangere skræddersyede firmarejser i Danmark og i udlandet
Vi planlægger alt det praktiske før, under og efter jeres firmarejse
Vi kombinerer fagligt indhold med events, store oplevelser og besøg ved unikke seværdigheder, når I er afsted
Vi skræddersyer firmarejsen efter jeres behov og udvikler den sammen med jer
Firmarejser er en holdsport
Alle forretningsrejser planlægges, finjusteres og eksekveres i tæt samarbejde med kunden, og vi tager os altid god tid til at få defineret formålet med rejsen, lægge os fast på en relevant destination, diskutere antallet af overnatninger og kortlægge alle forventede udgifter, inden vi kommer med vores endelige bud på jeres forretningsrejse.
Vi har styr på alt det praktiske på jeres firmarejse
Når I beder os i ALIVE om at arrangere forretningsrejsen for jer, så står vores eksperter til rådighed fra start til slut. Det gælder både i planlægningsfasen, hvor vi udarbejder rejsen sammen med jer og udvælger de destinationer, der passer til jeres ønsker. Men naturligvis også når I er afsted på selve forretningsrejsen, og de mange forberedelser skal gå op i en højere enhed.
Vi har med andre ord styr på alt det praktiske, så I kan køre gennem Roms gader på gamle Vespaer, isfiske i Lapland eller sanke tang på stranden ved Skagen uden at bekymre jer om, hvem der holder styr på tiden, rejseudgifter og om jeres erhvervsrejseforsikring dækker, når I er afsted.
Firmarejser for en hver smag
Firmarejser kommer i et utal af variationer alt afhængig af formålet med rejsen og destinationen. Og uanset om I er i markedet efter en firmarejse med teambuilding, konferencer med mange eller få deltagere, virksomhedsbesøg for bestyrelsen eller ledende medarbejdere eller incentiveture med masser af personalegoder, så kan vi – i samarbejde med jer – skabe den bedste firmarejse.
Logistik
- Planlægning af fulde program
- Allokering og styring af ressourcer
- Styring af budget og samlet økonomi
- Projektledelse og løbende rapportering
- Eventafvikling
- Rejselederafvikling
- Håndtering af GDPR regler
Transport
- Koordinering af fly
- Koordinering af bustransport i DK og udlandet
- Koordinering af shuttlebusser til og fra event/hotel/lufthavn
- Koordinering af limousiner
- Koordinering af indtjekning af bagage på hotel
Overnatning
- Hotelbooking til gæster og personale
- Booking af overnatning i andre former for outdoor, telte og lign.
- Koordinering af kurve, snack pakker, drikkevarer m.m.
Underholdning
- Booking af artister
- Booking og briefing af konferencier
- Koordinering af scene, teknik, lys og lyd
- Branding af venue
- Opbygning af greenrooms
- Transmittering på storskærm mellem flere lande
Aktiviteter
- Planlægning og booking af oplevelser
- Booking og briefing af guide og chauffør
- Sikre afvikling hvor der er taget hensyn til individuelle forhold fx fødevareallergi
- Sikre relevant information til deltagerne inden oplevelsen fx beklædning
Tematisering
- Konceptudvikling
- Udsmykning af salen, scenen og indgangsparti
- Borddækning med service, lys og blomsterdekorationer
- Bestilling af borde, stole, service
- Branding af hele venue
- Opbygning af velkomstområde
- Opbygning af food område og tema restauranter
- Opbygning af bar, temabar og natklub
- Opbygning af rygeområde med hyggebelysning og varme
- Opbygning af omklædningsområde
- Opbygning af loungeområde
- Opbygning af kaffelounge med baristaer
- Toiletter med dufte, blomster og hygiejne genstande
- Bestilling og opbygning af pressevæg
- Design, grafik og tryksager til det valgte tema
- Indkøb og pakning af snack og goodiebags
- Udarbejdelse af floor- og bordplan
App
- Udvikling af skræddersyet app
- Alt information samlet i en app
- Personlig billet i appen
- Opsætning af push-beskeder
- Koordinering af konkurrencer
Tilmeldingssite
- Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
- Alt information samlet ét sted
- Indscanningssystem til festen
- Grafer og evaluering af no-shows
- Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål
Security
- Booking af vagter og samaritter
- Booking af og briefing af artister og foto-/videografer
- Booking og koordinering af servicepersonale
- Oplæring af personale i tiltaleformer og sikkerhed
- Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
- Udarbejdelse af evakueringsplaner
Forplejning
- Udarbejdelse af skræddersyet menu
- Koordinering med kokken og lokationen
- Koordinering af allergier til alle gæster
- Koordinering af diverse foodtrucks
- Indkøb og opfyldning af drikkevarer
Bæredygtighed
Sikre dialogen om hvordan vi sammen kan forbedre det miljømæssige fodaftryk før, under og efter et event
Branding
- Sikre en stærk og meget synlig brand eksekvering
- Kreative ideer og indspil til iscenesættelsen
- Fokus på at skabe engagerende content der kan blive delt på SoMe
- Tilrettelæggelse af pressedækning før, under og efter
- Intern kommunikationsplan
AV
- Sikre professionelt udstyr til afvikling
- Test inden event
- Briefing og tilrettelæggelse af content produktion
Sammen finder vi den helt rigtige destination til jeres firmarejse
Selv på den bedst planlagte forretningsrejse – i udlandet eller inden for landets grænser – kan der opstå forsinkelser, aflysninger, udfordringer og spørgsmål undervejs. Er dit fly blevet forsinket? Hvordan forholder det sig med drikkepenge på destinationen? Kan man ændre navne på allerede bookede flybilletter? Er det muligt at tilkøbe en ekstra overnatning på et givent hotel? Kan man tilføje et museumsbesøg til dagsprogrammet? Dækker en rejseforsikring, hvis en medarbejder kommer til skade i lufthavnen inden afrejse? Og kan hele firmaet komme ind og se opera eller tage ud på en kanalrundfart med kort varsel?
Spørgsmål som disse får medarbejderne på ALIVE stort set hver eneste dag, og i tæt samarbejde med gode kollegaer rykker vi altid hurtigt, når de opstår. Når I bestiller en forretningsrejse hos ALIVE, så stopper planlægningen og sparringen nemlig ikke, når I tjekker ind i lufthavnen eller ankommer på destinationen.
Vi er med jer hele vejen. Enten fysisk, i form af en rejseleder, eller på telefonen, hvor der altid sidder en medarbejder klar til at besvare jeres spørgsmål og hjælpe jer videre, så I kan fokusere på rejsen, deltagerne og jeres forretning.
Praktiske detaljer og udfordringer undervejs på rejsen
Vores rejseeksperter sidder klar ved telefonerne til at tage en snak om jeres ønsker og komme med et uforpligtende tilbud på en kommende forretningsrejse. Uanset om I vil rejse langt væk eller blive inden for Danmarks grænser.
De arrangerer dagligt firmarejser for en lang række danske virksomheder spredt ud over mange forskellige erhverv, og de har fuldstændig styr på indledende spørgsmål om alt fra hjemtransport i utide og relevant rejseforsikring til beskatning, skattefri godtgørelse og hvilke udlæg, der er fradragsberettiget.
De har stået i alle tænkelige situationer mange gange før, og uanset destinationen, formålet, antallet af rejsende, kravene til forplejning og øvrige ønsker til rejsen, så er de klar til at spare med jer og tage en uforpligtende snak om jeres kommende forretningsrejse.
Vi arrangerer firmarejser for medarbejderen og arbejdsgiveren
En forretningsrejse skal være givende for dem, der betaler for den, og dem, der bruger arbejdstiden på at rejse ud og samle indtryk, lave aftaler og repræsentere virksomheden i den store verden.
Derfor er vi også ekstremt minutiøse, når vi i vores planlægning udvælger destinationen, hotellet, transporten, underholdningen og de mange andre elementer, der tilsammen gør forretningsrejsen til en succes.
Vi glæder os til at tale med jer, spare med jer, udfordre jer og i sidste ende sammensætte en rejse for jer, der giver både ansatte og arbejdsgivere de optimale arbejdsbetingelser.
Så kontakt ALIVE og tag en snak med os om, hvordan vi indfrier lige præcis jeres ønsker og behov.
