International konference i øksnehallen
Københavns Universitet samlede forskere, keynote speakers, virksomheder og studerende fra hele verden til en international konference i Øksnehallen midt under Danmarks EU-formandskab. Ambitionen var at skabe et fagligt community og et stærkt internationalt udsyn, et mødested, hvor forskning, idéer og innovation kunne udvikles i fællesskab.
Teknisk partner med ansvar for helheden
ALIVE var teknisk partner og stod for registrering og tilmeldingssystem inklusive billetsalg til konferencen. Alive håndterede billetsalg både til private deltagere, men stod også for salg og koordinering af ca. 30 internationale udstillere. Herudover stod ALIVE for sceneafvikling under konferencens tre dage. Opgaven bestod i at omsætte et komplekst set-up til en struktureret og inkluderende oplevelse, hvor både faglighed og flow fungerede i stor skala.
Registrering og billetsystem med mange profiler
For at håndtere en deltagergruppe med mange nationale, organisatoriske og funktionelle profiler udviklede ALIVE et registreringssite, som samlede billetstyring og betaling i ét system. Det skabte en smidig og intuitiv proces for både deltagere og arrangør, selv med høj volumen og flere adgangsniveauer.
Et fagligt kraftcenter i tre spor
Øksnehallen blev omdannet til et fagligt kraftcenter med tre scener, udstillingsområde og networking-zoner. Designet understøttede flow og deltagelse på tværs af spor, samtidig med at den visuelle og logistiske struktur gjorde det let at navigere gennem programmet.
Sceneafvikling i stor skala
Sceneafviklingen var et centralt fokuspunkt. Med tre parallelle scener og et stramt fagligt program krævede afviklingen præcision, timing og roligt overblik. ALIVE stod for styring af programmet, koordinering af talere, opsætning af indhold, check-in og live skærmproduktion, så talerne kunne koncentrere sig om deres faglighed og ikke om teknikken bag.
Udstillere til konferencen
Udstillingsområdet samlede 30 aktører fra kvantefeltet. ALIVE koordinerede set-up, design, logistik og samarbejde på tværs af virksomheder og institutioner, så området fremstod som en samlet, professionel og visuelt helstøbt ramme.
Et visuelt univers med afsæt i kvantefeltet
For at styrke identitet og genkendelse blev der udviklet et visuelt brandunivers med afsæt i kvanteforskningens formsprog. Dette kom til udtryk i key visual, scenografi, skærmgrafik og wayfinding, som tilsammen skabte et moderne og internationalt udtryk.
- Kompleks billet- og deltagerstyring gjort enkelt.
- Professionel sceneafvikling på tværs af tre parallelle scener.
- Samlet koordinering af udstillere, logistik og visuelt set-up.
- Brandingunivers og visuel identitet.
- Tæt samarbejde og planlægning, der gav overblik, arbejdsro og stærk eksekvering.
Effektiv afvikling gennem tydelig projektstruktur
Ved ankomst skulle mere end 1.000 gæster registreres på under en time. Med teknisk set-up, flowstyring og onsite-personale sikrede ALIVE en effektiv gæsterejse, der satte tonen for resten af dagen – professionel, tryg og struktureret.
Konferencen blev planlagt over 5–6 måneder i tæt samarbejde mellem Københavns Universitet som faglig projektleder og ALIVE som eksekverende partner. Rollen som samlet teknisk ansvarlig for sceneindhold og billetsystem skabte klar arbejdsdeling, ro og fælles retning i både forberedelse og gennemførelse.
En samlet løsning fra start til slut
For kunden betød det en samlet løsning, hvor kompleks logistik, sceneafvikling og deltagerstyring blev løst professionelt og effektivt, før, under og efter eventet. EQTC samlede eksperter, forskere og virksomheder fra hele verden i én ramme og viste, hvordan et komplekst fagligt event kan omsættes til en skalerbar, engagerende og formålsdrevet konferenceoplevelse.
Så kontakt ALIVE og tag en snak med os om, hvordan vi indfrier lige præcis jeres ønsker og behov.
