Kongresser
Lad ALIVE stå for alt det praktiske i forbindelse med jeres næste kongres. Uanset om I selv står for at planlægge den, eller I skal deltage i en herhjemme eller ude i verden.
Kongresser ude i verden
Der er mange grunde til at alliere jer med et bureau, når I skal sende jeres medarbejdere på kongres et sted ude i verden.
I ALIVE samarbejder vi med en lang række housing-bureauer, flyselskaber og kontaktpersoner over hele verden, hvilket er jeres garanti for, at I altid får de mest optimale arbejdsbetingelser, når I skal deltage i en kongres et hvilket som helst sted på kloden.
Vi står for alle detaljer
Når I bruger ALIVE som kongresarrangør, så undgår I at skulle tage stilling til en lang række udfordringer i forbindelse med rejsen.
Vi har bl.a. dialogen med de housing-bureauer, der står for indkvarteringen af gæster tæt på kongrescentrene. Det er nemlig tæt på umuligt selv at booke hotelværelser på de centrale hoteller, når tusindvis af gæster strømmer til en by under en kongres.
Vi sørger også for flyforbindelser, transport til og fra lufthavnen samt nem og hurtig adgang til selve kongressen, ligesom vi gennem vores samarbejdspartnere booker mødelokaler og borde på gode restauranter.
Dette er særligt relevant for de virksomheder, der medbringer egne kunder og samarbejdspartnere til kongresserne, og som har behov for at evaluere dagens oplevelser, dele viden og pleje deres relationer i en ikke-faglig sammenhæng i løbet af opholdet.
Vi står for praktikken, når I skal deltage i en kongres
Vi leverer en A-Z løsning, når I skal arrangere en kongres i DK eller udlandet
Vi booker jer ind på hoteller tæt på det venue, hvor kongressen bliver afholdt
Vi kan kombinere det faglige med sociale aktiviteter, når I er afsted på kongres
Vi booker mødelokaler og restauranter, så I kan pleje jeres netværk
Afhold kongresser i Danmark eller udlandet
Vi kan også hjælpe jer, hvis I som virksomhed skal afholde en kongres i Danmark eller i udlandet. Vi har stor erfaring med at samle mange mennesker til kongresser, og uanset hvilke behov og ønsker I har til det kommende arrangement, så kan vi honorere dem.
Vi samarbejder med en lang række kongrescentre både herhjemme og i udlandet, og vi har derfor alle muligheder for at skabe de bedste rammer om jeres kommende kongres.
Slap af når I er på kongres
Det er vigtigt at kunne slappe af og lade op, når man deltager i kongresser.
En forhandling kan trække i langdrag, og et møde kan være lagt sent på dagen. I de tilfælde er det de små detaljer, der giver jeres medarbejdere overskuddet til at levere og mulighed for at fokusere på arbejdet.
I ALIVE har vi et stramt fokus på de små detaljer. Vi sørger altid for at placere jer tæt på de konferencecentre, hvor jeres arrangement bliver afholdt, så I bruger mindst mulig tid på unødvendig transport.
Vi skaber den ramme om jeres ophold, som gør, at I kan fokusere 100 % på de opgaver, I er taget afsted for at løse.
Logistik
- Planlægning af fulde program
- Allokering og styring af ressourcer
- Styring af budget og samlet økonomi
- Projektledelse og løbende rapportering
- Eventafvikling
- Rejselederafvikling
- Håndtering af GDPR regler
Transport
- Koordinering af fly
- Koordinering af bustransport i DK og udlandet
- Koordinering af shuttlebusser til og fra event/hotel/lufthavn
- Koordinering af limousiner
- Koordinering af indtjekning af bagage på hotel
Overnatning
- Hotelbooking til gæster og personale
- Booking af overnatning i andre former for outdoor, telte og lign.
- Koordinering af kurve, snack pakker, drikkevarer m.m.
Underholdning
- Booking af artister
- Booking og briefing af konferencier
- Koordinering af scene, teknik, lys og lyd
- Branding af venue
- Opbygning af greenrooms
- Transmittering på storskærm mellem flere lande
Aktiviteter
- Planlægning og booking af oplevelser
- Booking og briefing af guide og chauffør
- Sikre afvikling hvor der er taget hensyn til individuelle forhold fx fødevareallergi
- Sikre relevant information til deltagerne inden oplevelsen fx beklædning
Tematisering
- Konceptudvikling
- Udsmykning af salen, scenen og indgangsparti
- Borddækning med service, lys og blomsterdekorationer
- Bestilling af borde, stole, service
- Branding af hele venue
- Opbygning af velkomstområde
- Opbygning af food område og tema restauranter
- Opbygning af bar, temabar og natklub
- Opbygning af rygeområde med hyggebelysning og varme
- Opbygning af omklædningsområde
- Opbygning af loungeområde
- Opbygning af kaffelounge med baristaer
- Toiletter med dufte, blomster og hygiejne genstande
- Bestilling og opbygning af pressevæg
- Design, grafik og tryksager til det valgte tema
- Indkøb og pakning af snack og goodiebags
- Udarbejdelse af floor- og bordplan
App
- Udvikling af skræddersyet app
- Alt information samlet i en app
- Personlig billet i appen
- Opsætning af push-beskeder
- Koordinering af konkurrencer
Tilmeldingssite
- Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
- Alt information samlet ét sted
- Indscanningssystem til festen
- Grafer og evaluering af no-shows
- Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål
Security
- Booking af vagter og samaritter
- Booking af og briefing af artister og foto-/videografer
- Booking og koordinering af servicepersonale
- Oplæring af personale i tiltaleformer og sikkerhed
- Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
- Udarbejdelse af evakueringsplaner
Forplejning
- Udarbejdelse af skræddersyet menu
- Koordinering med kokken og lokationen
- Koordinering af allergier til alle gæster
- Koordinering af diverse foodtrucks
- Indkøb og opfyldning af drikkevarer
Bæredygtighed
Sikre dialogen om hvordan vi sammen kan forbedre det miljømæssige fodaftryk før, under og efter et event
Branding
- Sikre en stærk og meget synlig brand eksekvering
- Kreative ideer og indspil til iscenesættelsen
- Fokus på at skabe engagerende content der kan blive delt på SoMe
- Tilrettelæggelse af pressedækning før, under og efter
- Intern kommunikationsplan
AV
- Sikre professionelt udstyr til afvikling
- Test inden event
- Briefing og tilrettelæggelse af content produktion
Book et møde med os før I tager på kongres
Er I i tvivl, så ring til os, inden I kaster jer ud i at arrangere jeres egen kongres, eller før I sender medarbejdere afsted til udlandet. Så kan vi høre om jeres ønsker og behov, I kan oplyse os jeres budget, og vi kan give jer et overblik over, hvad vi kan tilbyde jer til hvilke priser.
Så kontakt ALIVE og tag en snak med os om, hvordan vi indfrier lige præcis jeres ønsker og behov.
