Avanceret registreringssetup til international konference
Til en international bioøkonomisk konference med 536 deltagere fra hele Europa udviklede ALIVE et ansøgningsbaseret registreringssetup, der fungerede som aktiv kapacitetsstyring på tværs af parallelle spor og sikrede en målrettet deltagerprofil gennem hele optagelsesperioden og under afviklingen på campus ved Islands Brygge.
Registreringssetup som del af konferencens faglige struktur
Da Københavns Universitet samlede 536 forskere, beslutningstagere og specialister fra hele Europa til en international bioøkonomisk konference på campus ved Islands Brygge, blev registreringssetuppet en central del af konferencens struktur.
Programmet bestod af to selvstændige konferencer under samme styregruppe – Boosting and mainstreaming the bioeconomy med 260 deltagere og Transformative governance for food systems and biodiversity med 276 deltagere – organiseret i parallelle spor med deltagerlofter, ansøgningsbaseret adgang og løbende kapacitetsstyring frem mod konferencestart.
Et registreringsflow udviklet som planlægningsværktøj
Registreringsflowet blev udviklet som et aktivt planlægningsværktøj snarere end en traditionel deltagerliste. Ansøgninger blev vurderet, pladser fordelt mellem sporene og ventelister administreret dynamisk i takt med ændringer i program og deltagergrundlag.
Det gjorde det muligt at fastholde de enkelte konferencers faglige profil og samtidig udnytte kapaciteten optimalt gennem hele optagelsesperioden.
Stabil deltagerstyring gennem hele afviklingen
Under konferencedagene fortsatte arbejdet onsite med check-in, helpdesk og løbende deltagerstyring på tværs af sporene.
Det gav arrangørgruppen mulighed for at koncentrere sig om det faglige indhold og de internationale oplægsholdere, mens deltagerflowet fungerede stabilt gennem hele afviklingen på campus.
Et ansøgningsbaseret registreringssetup tilpasset en international konference med parallelle spor
Overblik over deltagerkapacitet og fordeling på tværs af konferencens faglige spor
Ét samlet system fra ansøgning til check-in
Stabil deltagerstyring før og under konferencen
Aflastning af arrangørteamet i både planlægningsfase og afvikling onsite
ALIVE's rolle
ALIVE udviklede og drev registreringssetup’et fra første ansøgningsrunde til sidste check-in på campus og håndterede ansøgningsflow, godkendelsesproces, ventelister, kapacitetsstyring mellem spor samt onsite check-in og helpdesk under konferencen.
Så kontakt ALIVE og tag en snak med os om, hvordan vi indfrier lige præcis jeres ønsker og behov.
