Konferencer
Hyggekrogene og netværkszoner er mindst lige så vigtige som hovedscenen, når man skal skabe en vellykket konference og et event med højt fagligt niveau. Ovenstående er ikke et citat eller et nedskrevet dogme. Men det er en sandhed, vi i ALIVE over årene har noteret os og derfor altid støtter os til, når vi skal fortælle en potentiel kunde om vores tilgang til og planlægning af et givent event.
Hyggekroge skaber vellykkede konferencer
Hyggekrogene symboliserer nemlig meget mere end et fysisk rum og nogle bløde sofaer. De repræsenterer ikke bare et sted at tage ophold og få lidt mad og drikke mellem de mange oplæg og debatter. De er et billede på stemningen, en måleenhed for konferencens succes og dér, hvor man som arrangør for alvor kan afkode, om alle deltagerne får noget ud af det stort anlagte program. Også et godt sted til at netværke.
Nedenfor kan I læse meget mere om, hvordan vi griber planlægning af konferencer an, så alle får den absolut bedste oplevelse, og arrangøren når sine mål. Hvorfor I trygt kan lægge opgaven med at forme og eksekvere jeres konference i hænderne på os. Og hvad vi har fokus på, når en konference bare skal sidde lige i skabet første gang.
Konferencen er i trygge hænder ude og hjemme
I ALIVE har vi en mangeårig tradition for at tage hånd om hele processen med at planlægge konferencer. Både når de skal afholdes i Danmark og i resten af verden. Vi har samlet store virksomheder med kontorer i mange lande til konferencer i europæiske storbyer.
Vi har sendt lokalt forankrede arbejdspladser på ophold ude i verden for at give deres ideer og samtaler ny luft under vingerne. Og vi har arrangeret et utal af konferencer for både store og små virksomheder inden for Danmarks grænser.
Vi arrangerer jeres næste konference i Danmark eller i udlandet
Vi samarbejder med konferencecentre over hele kloden
Vi fokuserer på netværkszoner såvel som hovedscener på konferencer
Vi står for booking af fly, hoteller, transport og underholdning
Vi har stor erfaring i at eksekvere konferencer
Vi leverer hele den logistiske pakke
Uanset om I ønsker at afholde en konference i udlandet eller her i Danmark, så står vi for hele den logistiske pakke, så I kan fokusere på at nå jeres faglige mål. Vi sørger for at finde den perfekte lokation, arrangere transport, booke den bedste forplejning og i det hele taget stå for en grundig planlægning – og den efterfølgende eksekvering – af jeres store event.
Vi trækker også altid på vores store netværk af eksterne samarbejdspartnere, så vi kan skabe events med masser af aktiviteter undervejs, et utal af forskellige transportmuligheder, leje af av udstyr, underholdning og hvad der ellers danner rammen om en vellykket konference, et trygt ophold for deltagerne og et givende event.
Planlæg jeres næste event sammen med os
Vælger I ALIVE som samarbejdspartner til jeres næste konference, så giver I os en opgave, som vi har løst mange gange før. En opgave hvor vi kender drejebogen og altid har styr på den endelige tjekliste.
Vi skræddersyer altid et event med henblik på at ramme præcis jeres ønsker, jeres agenda og jeres behov. Vi har ingen standardløsninger, og vi starter processen med et møde, hvor vi lærer hinanden at kende og i fællesskab lægger os fast på de overordnede mål og rammer for konferencen.
Mange spørgsmål skal afklares
Der er mange spørgsmål, der skal afklares, mange synspunkter og interesser der skal høres og tilgodeses, en liste af hoteller og venues der skal vendes og andre krav, der skal med i puljen, inden vi kan begynde at tegne omridset af jeres konference. Skal konferencen løbe over flere dage? Hvor mange mennesker skal deltage? Skal alle deltagere bruge overnatning? Hvilke krav har I til lokation? Hvilke faciliteter skal der være til stede på de konferencecentre, vi shortlister? Har I særlige krav til mad og drikke? Har I andre ønsker til lokationen eller forløbet generelt? Skal konferencen facilitere et officielt møde med særlige krav til sikkerhed, logistik og forplejning?
Vores eksperter står for planlægningen
Når vores eksperter har fået et overblik over jeres forventninger, drømme og krav til det kommende event, så laver de et samlet bud på, hvordan jeres konference kan se ud.
På den måde sikrer vi, at arrangementet stemmer overens med budgettet, og at lokationen og indholdet møder jeres forventninger. Men derudover bringer vores eksperter også masser af kreative ideer i spil. De gør en dyd ud af at forme den visuelle identitet, så de fysisk tilstedeværende gæster, og dem der måske deltager i den virtuelle konference, lettere forstår budskaberne. Og de trækker på deres store event-værktøjskasse for at finde de helt rigtige happenings, mødelokaler, konferencecentre og overraskende oplevelser, der gør aftenen og det samlede ophold uforglemmeligt.
Logistik
- Planlægning af fulde program
- Allokering og styring af ressourcer
- Styring af budget og samlet økonomi
- Projektledelse og løbende rapportering
- Eventafvikling
- Rejselederafvikling
- Håndtering af GDPR regler
Transport
- Koordinering af fly
- Koordinering af bustransport i DK og udlandet
- Koordinering af shuttlebusser til og fra event/hotel/lufthavn
- Koordinering af limousiner
- Koordinering af indtjekning af bagage på hotel
Overnatning
- Hotelbooking til gæster og personale
- Booking af overnatning i andre former for outdoor, telte og lign.
- Koordinering af kurve, snack pakker, drikkevarer m.m.
Underholdning
- Booking af artister
- Booking og briefing af konferencier
- Koordinering af scene, teknik, lys og lyd
- Branding af venue
- Opbygning af greenrooms
- Transmittering på storskærm mellem flere lande
Aktiviteter
- Planlægning og booking af oplevelser
- Booking og briefing af guide og chauffør
- Sikre afvikling hvor der er taget hensyn til individuelle forhold fx fødevareallergi
- Sikre relevant information til deltagerne inden oplevelsen fx beklædning
Tematisering
- Konceptudvikling
- Udsmykning af salen, scenen og indgangsparti
- Borddækning med service, lys og blomsterdekorationer
- Bestilling af borde, stole, service
- Branding af hele venue
- Opbygning af velkomstområde
- Opbygning af food område og tema restauranter
- Opbygning af bar, temabar og natklub
- Opbygning af rygeområde med hyggebelysning og varme
- Opbygning af omklædningsområde
- Opbygning af loungeområde
- Opbygning af kaffelounge med baristaer
- Toiletter med dufte, blomster og hygiejne genstande
- Bestilling og opbygning af pressevæg
- Design, grafik og tryksager til det valgte tema
- Indkøb og pakning af snack og goodiebags
- Udarbejdelse af floor- og bordplan
App
- Udvikling af skræddersyet app
- Alt information samlet i en app
- Personlig billet i appen
- Opsætning af push-beskeder
- Koordinering af konkurrencer
Tilmeldingssite
- Skræddersyet hjemmeside til tilmelding
- Alt information samlet ét sted
- Indscanningssystem til festen
- Grafer og evaluering af no-shows
- Telefonisk hotline til alle gæster med spørgsmål
Security
- Booking af vagter og samaritter
- Booking af og briefing af artister og foto-/videografer
- Booking og koordinering af servicepersonale
- Oplæring af personale i tiltaleformer og sikkerhed
- Udarbejdelse og godkendelse af brandtegninger
- Udarbejdelse af evakueringsplaner
Forplejning
- Udarbejdelse af skræddersyet menu
- Koordinering med kokken og lokationen
- Koordinering af allergier til alle gæster
- Koordinering af diverse foodtrucks
- Indkøb og opfyldning af drikkevarer
Bæredygtighed
Sikre dialogen om hvordan vi sammen kan forbedre det miljømæssige fodaftryk før, under og efter et event
Branding
- Sikre en stærk og meget synlig brand eksekvering
- Kreative ideer og indspil til iscenesættelsen
- Fokus på at skabe engagerende content der kan blive delt på SoMe
- Tilrettelæggelse af pressedækning før, under og efter
- Intern kommunikationsplan
AV
- Sikre professionelt udstyr til afvikling
- Test inden event
- Briefing og tilrettelæggelse af content produktion
De helt rigtige faciliteter er alfa og omega
Uanset om I ønsker at afholde jeres konference lige i nærheden et sted i Danmark eller i udlandet – og uanset hvad baggrunden for jeres konference er – så skal I vælge det rette sted at holde den.
Det er nemlig vigtigt, at alting fungerer perfekt, at de planlagte aktiviteter sker til tiden, og at I har tid til networking mellem de mange møder. Kort sagt, at I får noget for pengene, når jeres medarbejdere samles til den store begivenhed, som en konference unægteligt er.
Når vi i ALIVE planlægger en konference, så tager vi højde for alle disse ting. Det gør vi, fordi det er vores job. Fordi vi har respekt for deltagerne. Og fordi vores virksomhed er bygget på et dogme om, at vi aldrig er bedre end vores sidste event. Og at vi skal kunne hilse på vores kunder som venner, når vi møder dem på gaden.
En vellykket begivenhed og en særlig oplevelse
Vi glæder os til at fortælle jer mere om, hvordan vi planlægger et event, der kan berige jeres medarbejdere, omfavne jeres budskab og styrke jeres position i markedet. Og hvordan vi i fællesskab kan arrangere en konference, der kan udmunde i en spændende oplevelse for alle medvirkende.
Vi tager gerne de første skridt og kommer forbi jer til en snak og et oplæg, men I er naturligvis også meget velkomne i vores lyse lokaler på Østerbro. Her er god kaffe. Mange bløde sofaer. Og naturligvis hyggekroge.
Så kontakt ALIVE og tag en snak med os om, hvordan vi indfrier lige præcis jeres ønsker og behov.
